 秘書室在本校組織系統中，係屬幕僚單位。其業務除辦理各項校務行政工作外，並承校長之命，溝通協調本校各單位業務之推行。故就功能而言，秘書室兼具「執行者」與「溝通者」之雙重角色。
依學校組織規程規定，秘書室雖辦理秘書綜合業務、企劃、管考及媒體資源等。但其在人力運用與業務轉換上，常隨高等教育之變革及校長授權而增減。自民國69年中山大學在西子灣建校以來，秘書室即扮演輔佐首長與調和鼎鼐的功能。至民國94年8月秘書室基於單位業務整合及提升行政效率需要，轄下分設兩組辦事。
(一)綜合業務組：負責校長行程、會議紀錄、貴賓接待、公文審閱、信函回覆、文稿撰擬等。
(二)公關資源組：負責招生宣傳、募款作業、媒體公關、學校簡介、中山新聞等。
秘書室在推動校務工作上，秉持「教育為主、行政為輔」之原則，除強化縱向之承轉、綜攬與專業外，更須活化橫向之聯繫、協調與配合。因此「做人講原則，做事講圓融」將成為應具備之素養與能力。
另外秘書室在古代稱為「主簿」，而今它是各單位的橋樑溝通者與關鍵協調者。其具有凝聚同仁向心力與激發單位生命力的功能，切不可妄自菲薄。另其在輔佐主管方面，應勇於任事、主動誠信、竭忠盡力、通情達理、嚴守分際、不卑不亢、切勿踰越、以武犯禁
總之，秘書室的工作，千頭萬緒、盤根錯節。身在其中，身似門神，心如蜘蛛，狀如扁魚，缺一不可。
95年5月16日修正 |
